Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 29.01.2020 р. № 85 Для взяття на консульський облік подаються:

1) заява особи, яка досягла 16-річного віку, подана нею особисто або в інший спосіб, передбачений пунктом 5 цього Порядку (додаток 4). У разі взяття на постійний чи тимчасовий консульський облік особи, яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, заява (додаток 5) подається одним із батьків, опікунів, піклувальників або інших законних представників;

2) одна фотокартка розміром 10 × 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік, для подальшого сканування та внесення до інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул” (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон - білий або світло-сірий). У разі наявності технічної можливості відцифрований образ обличчя може бути отриманий шляхом фотографування безпосередньо в закордонній дипломатичній установі України. Вимоги до якості відцифрованого образу обличчя встановлюються відповідно до рекомендацій IКAO Doc 9303;

3) паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий на ім’я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних паспорта громадянина України для виїзду за кордон. Для взяття на тимчасовий консульський облік також може бути наданий дипломатичний паспорт України або службовий паспорт України та копія сторінки даних відповідного паспорта;

4) копія сторінки паспорта громадянина України для виїзду за кордон з відміткою, що підтверджує факт оформлення в установленому законодавством порядку документів для виїзду за кордон на постійне проживання або документів для залишення на постійне проживання за кордоном громадян України, які виїхали за кордон тимчасово;

5) копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);

6) копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання або паспорта громадянина України у формі книжечки (за наявності таких документів) - для взяття на тимчасовий консульський облік;

7) копія виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в такій іноземній державі (у разі наявності);

8) копія документа, виданого компетентними органами іноземної держави, що підтверджує адресу місця проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави, яка належить до консульського округу закордонної дипломатичної установи України, до якої подається заява про взяття на консульський облік;

9) оригінал документа про сплату консульського збору;

10) оригінал та копія паспортного документа законного представника (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України) та документів, що підтверджують повноваження законного представника особи, яка приймається на облік (подаються у разі взяття на облік особи яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною);

11) копія рішення органу опіки та піклування про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування - для взяття на тимчасовий консульський облік.

Якщо рішення про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, не приймалося, надається витяг з електронної обліково-статистичної картки дитини.

У разі надходження від законного представника дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, чи самої дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, яка досягла 16-річного віку, заяви про взяття на тимчасовий консульський облік закордонна дипломатична установа України протягом десяти робочих днів письмово інформує МЗС про взяття такої дитини на облік.